İnsanların birlikte çalışmasının kaynağı, kişinin yaptığı işin kendisi için öngörülen süre içinde bitirilemeyeceğinin farkına varmasında yatmaktadır. İnsanlar arasında yardımlaşma ve dayanışma, insanlık tarihi kadar eskidir. Araştırmacılar, tarih öncesi çağlardaki kabilelerden günümüzün en modern ve karmaşık yapılı şirketlerine kadar her tür birlikte çalışma şekillerini incelemiş, birlikte çalışmanın başarı ve başarısızlık nedenleri ile dinamiklerini ortaya koymuşlardır. Geçmişte sanayileşmiş bir dünyanın yerini, günümüzde bilginin, zamanın ve insanın değerli olduğu bir dünya almıştır. Bunun doğurduğu çarpıcı sonuç, ekip olarak birlikte çalışma kavramın önemli hale gelmesine neden olmuştur. 1970’li ve 1980’li yıllarda birlikte çalışmanın gelişimi ve performansı üzerinde çalışmalara daha fazla ağırlık verilerek iş yerinde kişiler arası ilişkiler, karar verme ve performansa yönelik çalışmalar yapılmıştır. Bireyleri ve organizasyonları ekip çalışmasına iten en temel neden, elde edilen sonuçların üstün niteliği olmuştur.
Bunlar;
Otobüs bekleyen bir yolcu sırası, birlikte bir şeyler içen bir küme insan, grev yapan sinirli bir işçi kalabalığı, kürek çeken sekiz kişi, ameliyat yapan doktorlar ve bir uçağı uçuran pilotlar düşünüldüğünde bunlardan hangisine grup, hangisine akım, hangisine ekip denilebilir5. Gerçekten bunları birbirinden ayıran belirleyici özellikleri bulmamıza bazı sorular yardımcı olabilir6.
Topluluk, kalabalık, grup, ekip, takım, aile, kulüp, toplanma, konferans, şirket, birlik, firma, organizasyon, kurum gibi bir araya gelen insanları tanımlayan kavramlar anlamlarındaki farklılıklara rağmen grup anlamında kullanılırlar. Genelde topluluk ve kalabalıkları ayıran en önemli özellik sayısal büyüklüğü, büyük bir sayıda insan kitlesini ifade etmesi ve sayıca limitsiz olmasıdır. Topluluk ya da kalabalığı oluşturan insanların paylaştıkları bir hedef genellikle yoktur olsa bile ya geneldir ya da temel olarak en alt seviyededir7.
Grubun ise daha küçük ve sayıca limitli bir büyüklüğü vardır. Bazı psikologlar grupları; az sayıda, kalabalık olmayan, devamlı yüz yüze temas kuran bireylerden oluşan asli gruplar ve daha fazla sayıda bireyden oluşan, üyelerin birbirleri hakkında belirli bir tasfire ya da net bir fikre sahip olmadığı, nispeten daha büyük olan tali gruplar olmak üzere ikiye ayırmaktadırlar. İdari ve fonksiyonel yapıya sahip bir iş birliği ya da bünye olan organizasyonlar, çalışma hayatında yer alan tali gruplara önemli bir örnektir. Belirli bir hedefe yönelik sistematik bir düzenleme içerir. Sık sık organizasyonla eş anlamlı olarak kullanılan kurum; kuruluş, örgüt ya da dernekler gibi yardımlaşma, eğitim ve çeşitli konulara destek gibi amaçlar için kurulan kamu hizmetlerinden birisidir. Birçok küçük çalışma grubu büyüyerek organizasyona dönüşür ve sonuç olarak kurumsallaşır. Organizasyonların hepsi olmasa da çoğu kurumdur8.
Bir insan topluluğunun grup olabilmesi için ortak bir ideolojisi, norm, değer ve kader bağımlılığının olması, iki ya da daha çok kişiden oluşması, üyeleri arasında etkileşim ve karşılıklı bağımlılık bulunması9, geçmişi, bu günü ve geleceğini içeren aşamalarının olması gerekmektedir 10 . Grup; aynı yerde bulunan, görüşleri ve çıkarları bir olan, aralarında hedefleri konusunda, işbirliğini yapmalarını sağlayacak bağların bulunduğu, ortak çıkarları veya ortak inançları benimsemiş olan, yönetim ve yöneticiler üstünde aynı zamanda etkide bulunmak için imkanlarını bir araya getiren kişilerin oluşturduğu topluluk veya birliktir11.
Grubun büyüklüğü ve gücü karşılıklı etkileşim ve karşılıklı farkındalık imkanıyla sınırlıdır. Bir insan topluluğu grup olarak tanımlanabilmek için şu özelliklere sahip olmalıdır12:
Takım, hedeflerin odaklandığı bir mercek gibi amaçlara ulaşmada performansı hedeflere odaklayan bir araçtır. Şekil 1’de belirtilen becerilerin takım içinde kullanılması ile amaçlanan hedefe daha güçlü varılabileceği görülmektedir19 . Geniş bir amaç yelpazesini başarmak, süreçler esnasında yönetim hatalarını azaltmak için takımlardan yararlanılmaktadır20.
Şekil 1: Takım ve Mercek Yaklaşımı
Kaynak: Phil Baguley, Teams and Team-Working, Transet Limited, Coventry, England, 2004, s.12.
İngilizce’deki “team” kelimesine karşılık olarak Türkçe’de, takım, ekip yada grup kavramının kullanıldığı görülmektedir21. Ekip, gruptan veya takımdan çevre, kişisel faktörler ve davranışlar olarak daha farklıdır22. Ekip; bir hedefe ulaşmak için sürekli etkileşim ve yardımlaşma içinde bulunan iki veya daha fazla bireyden oluşan 23 , aynı görevde işleri paylaşmış kişiler topluluğudur 24 . Bir takımın ekip olarak tanımlanabilmesi için, üyelerinin bir uzmanlık alanının olması, birbirlerini desteklemesi, birbirlerinin ne demek istediğini anlaması ve göreve başlamadan evvel planlanan şeyleri değişen durumlar esnasında uygulayabilme becerisi olmalıdır25.
Ekip çalışması; bir tür tohum toprak ilişkisi gibidir, ekibi oluşturanların birbiriyle uyumuna bağlıdır. İyi ürün elde etmek için tohumun kaliteli olması kadar, iyi ve uygun toprağa ekilmesi ve düzenli olarak bakımının yapılması da gerekmektedir. Dolayısıyla, yüksek ekip performansıyla insanların uyum içinde çalışması bireysel kaliteye, ekip kalitesine ve yönetim kalitesine bağlıdır. Çünkü ekip çalışması bireyi ekibi ve yönetimi içine almaktadır26. Ekip, kendilerini sorumlu gördükleri ortak bir amaca ulaşmak için çalışan, birbirlerini tamamlayıcı becerilere sahip küçük bir insan topluluğudur. Ekip bir insan grubudur, fakat insanları bir grup olarak bir araya getirebilmek mümkün olsa da, bunlardan bir ekip oluşturmak her zaman mümkün olmayabilir. Bu nedenle iki kavram birbirinin yerine kullanılmamalıdır. Ekip paylaşılan bir misyonu ve toplu bir sorumluluğu içermektedir27. Ekip kalitesinin iki boyutu vardır. Bunlar;
Ekibi oluşturan üyelerin kaliteli olması ekibinde kaliteli olacağını anlamına gelmez ve ekibin kalitesini belirlemez. Bireysel kalitenin birbirini tamamlayan bilgi, beceri, teknik yeterlilik, deneyimi içeren kişisel yetkinlik ile duygusal olgunluk olmak üzere iki farklı yönü vardır. Kişinin duygusal olgunluğu, yetkinlikleri kadar önemlidir. Aksi taktirde üst düzey mesleki donanımlara sahip olmanın fazlaca bir önemi yoktur.
Ekibin bağlı olduğu ve üyelerinin de kendi öz değerleriyle örtüşen ortak değer sisteminin olması gerekir. Ortak değer sistemi ekip üyelerinin kendilerine ve birbirlerine güvenmesiyle, bireylerin istediklerini zorlanmadan ve zorlamadan elde etmesiyle ve sorunları krizsiz çözme kararlılığı ile oluşur ve gelişir. Ekip kalitesinin yükselmesi ortak değerler sisteminin varlığı ve ekip olarak uyumlu çalışma becerisini geliştirmekle mümkün olacaktır28. Bir ekipte;
Etkili ekipleri karakterize eden en az beş özellik bulunmaktadır.
Bireysel fikir, istek veya duyguların kontrol altına alındığı, çatışmaların anlaşma ile çözülebildiği bir ekip karar alma süreci her üyenin çıkar, ihtiyaç, istek ve yeteneklerini yansıtan karar ve eylemler üretir.
Yaratıcılık ve yüksek nitelikli çözümler üretildiği zaman çatışma sağlıklıdır. Doğru biçimde yönetilen anlaşmazlıklar sorunlara yaratıcı çözümler bulunmasını sağlar.
Etkili bir iletişim olmadan bu yukarıda belirtilen özellikler ortaya çıkamaz. Etkili bir iletişimin var olması için ekip üyelerinin birbirlerine saygı ve güven duyması, birbirlerinin ve ekibin ihtiyaçlarına karşı duyarlı olması gerekir. Ekip üyeleri sahip oldukları bilgileri kendilerine saklamak yerine başkalarıyla paylaşarak bildiklerini ya da yapabileceklerini anlatarak birbirleriyle iş birliği yapmaya ve tüm ekip faaliyetlerinde birlikte çalışmaya istekli davranmalıdır.,
Yetki verme, işin içine katmaktan öte bir şeydir. Kararlar alma ve bu kararlar uyarınca hareket edebilme kadar, etkileme gücüne sahip bir kişi olmak önemlidir. Yetki vermenin var olması için liderik ve sorumluk paylaşılmalı, ortak vizyonu sorunları çözmek olan tüm ekip üyeleri birbirlerine karşı duyarlı olmalıdır.
Üst düzeyde iş görebilmesi için bir ekipte belirli koşullarının olması gerekir. Ekipler, ekip üyelerinin birbirileri ile ve ekibin bütünüyle özdeşleştiği bir karşılıklı saygı ve yarar atmosferinde çalışırlar. Ekipler sadece işle ilgili hedeflere ulaşılmasında değil, aynı zamanda bunu yaparken ekip üyelerinin ihtiyaç ve çıkarlarının karşılanmasında da etkilidirler31.
Takımların verimli toplantılar yürüttüğü, fakat ekiplerin açık tartışmalarla birlikte sorun çözücü bir işlevinin olduğu, hem ekip hem takımda bireysel sorumluluk olduğu takımların bilgiyi paylaştığı ama ekiplerin toplu performans hedefledikleri görülmektedir. Takımda üyeler birbirleri ile sadece kendi sorumluluklarını yerine getirebilmek için bilgi paylaşmak ve karar verirken yardımcı olmak amacıyla etkileşimde bulunurlar. Bir iş yapılırken herkesin çabasını birleştirmesine gerek duyulmayabilir. Bu nedenle, takım performansı bütün takım üyelerinin bireysel katkılarının salt toplamından oluşur. Yani, katkıların toplamından daha fazla performansa götürecek sinerji oluşumu zayıftır.
Ekiplerde ise üyeler arasında yüksek düzeyde eşgüdüm vardır ve bu eşgüdümlü çabaların sonucu pozitif sinerji doğar32. Eğer ekip iyi çalışırsa en iyi çalışan bireyin performansından daha iyi bir netice alınabilir. Çünkü kritik anlarda aynı probleme yönelmiş bir kaç farklı beyin, birkaç farklı çözüm önerebilecektir. Bu farklı çözüm önerileri, en iyi çözümün bulunmasında çok önemli bir adımdır33.
Takımlar, ancak üyeleri arasında sinerji ve paylaşılan bir hedefe baş koyma anlayışı var ise ekip olabilirler. Kısaca, ekibin hedefine ulaşması sadece bir amaç değil, ekibin varlığı için gerekli bir nedendir. Bu durumda, ekibi herhangi bir takımdan ayıran en önemli özellik üyelerinin birbirine bağımlı olmaları ve başarıya ulaşmak için hep birlikte baş koymuş olmalarıdır34. Bu nedenle ekipteki bireylerin bireysel çabalarının sonucu ulaşılan performans düzeyi, tek tek bireylerin performans toplamlarından daha fazladır. Ekiplerde karşılıklı sorumluluk ve belirli bir amaç vardır ve liderlik rolü paylaşılmaktadır35.
Ekip ile takım arasındaki farkın daha iyi anlaşılabilmesi için resmi ve resmi olmayan takım tanımlarına da açıklık getirmek gerekir. Resmi takımlar örgüt tarafından kurulup kendilerine belirli bir görev verilen iş gruplarıdır. Resmi olmayan takımlar ise iş ortamında kendiliğinden sosyal ihtiyaçları karşılamak için kurulan gruplardır. Arkadaşlık amacıyla ve ortak ilgi alanları çerçevesinde oluşurlar. Fakat, ekipler belirli bir görevi yerine getirmek, bir proje yürütmek gibi resmi olarak açıklanmış amaçlar için oluşurlar. Diğer taraftan, resmi olmayan gruplar tamamen kendi arzuları ile örgüt üyelerinin ortak ilgi alanlarından dolayı ortaya çıkar. Bu nedenle, takımlar sosyal amaçlardan dolayı, yani bireylerin ilişki kurma ihtiyacından dolayı meydana gelirler. Ekipler ise bu tip resmi olmayan amaçlar için oluşmazlar, fakat ekiplerin içinde resmi olmayan gruplar olabilir. Kısaca, bütün iş ekipleri takımdır, fakat sadece resmi takımlar ekiptirler.
Ekip üyeleri genellikle belirli bir görev için seçilip görev bitiminde dağıldıkları için ekipler resmi olmayan takımlara göre daha kısa ömürlüdürler. Resmi olmayan takımlarda, takım üyeleri işlerini bitirdikten sonra da biraraya gelirler ve bu nedenle daha uzun sürelidirler. Resmi olmayan takımlar üyelerin sosyal ihtiyaçlarına cevaben oluşurlar ve bu grupların devam etmesi için herhangi bir görevin olması gerekmez. Fakat, bir ekipte görev bitiminde ekip üyeleri birbirlerini bir daha görmeyebilirler, çünkü asıl amaçları olan organizasyonun kendilerine verdiği görev sona ermiştir. Bu nedenle, çalışanlardan bir ekip kurmak mümkün olsa dahi, üyeler arasında bir sosyal çekicilik oluşturmak her zaman mümkün olmayabilir.
Ekipler organizasyon hedeflerine ulaşmak amacıyla kuruldukları için üyeleri ekip dışından bir kişi tarafından belirlenebilir. Bu durum genelde görev ekipleri için geçerlidir. Uçuş ekipleri, nöbet ekipleri gibi ekipler görev bitiminde dağılabilir ve ileride tekrar bir ihtiyaç olduğunda yine aynı üyeler veya tamamen farklı üyelerle yeniden kurulabilir36.
Ekip kavramını takım kavramından ayıran temel farklılıkları tablo 1’de şöyle sıralayabiliriz;
Tablo 1: Takım ve Ekip Arasındaki Farklar
TAKIM
EKİP
Üyelerde belirli bir uzmanlık aranmaz.
Üyeler en az bir konuda uzmandır ve yeri doldurulamaz.
Üyeler birbirlerinin duygu ve düşüncelerini anlamak zorunda değildir.
Üyelerin birbirlerini anlama becerisi temel özelliktir.
Üyeler sıradan işleri yaparlar.
Üyeler değişen ortamlarda dahi planlanan işleri yapma becerisine sahiptir.
Üyelerin rol ve sorumlulukları belirlidir.
Üyelerin rol ve sorumlulukları uzmanlıklarına göre belirli olmasına rağmen genişleyebilen bir yapıya sahiptir.
Üyelerin sayısı sabittir.
Üyelerin sayısı ihtiyaca göre azalıp artabilir.
Sadece mücadele ya da etkinlik için sahaya çıkan üyeleri kapsar.
Mücadele ya da etkinliğe katılanların geri planda bulunan ve onlara destek veren bütün üyeleri kapsar.
Başarı ya da başarısızlık ön planda görünen üyelere aittir.
Başarı ve başarısızlık ekibin tüm üyelerine aittir.
Üyeler arasında bağlılık zayıftır.
Üyeler arasında sıkı bir bağlılık vardır.
Türkçe’de ayaktakımı ya da çaylak takımı gibi olumsuz anlamlarda kullanılabilmektedir.
Türk dilinde yüklenmiş her hangi bir olumsuz anlamı yoktur.
Kaynak: Webber, Klimoski, a.g.e., s.264. ve Baltaş, 2004, s.7.den uyarlanmıştır.
Bunlar;
- Verimliliğin artması,
- İletişim kalitesinin yükselmesi,
- Yüksek performans gereken işlerde başarı kazanılması,
- Kaynakların etkin kullanımının gerçekleşmesidir.
Otobüs bekleyen bir yolcu sırası, birlikte bir şeyler içen bir küme insan, grev yapan sinirli bir işçi kalabalığı, kürek çeken sekiz kişi, ameliyat yapan doktorlar ve bir uçağı uçuran pilotlar düşünüldüğünde bunlardan hangisine grup, hangisine akım, hangisine ekip denilebilir5. Gerçekten bunları birbirinden ayıran belirleyici özellikleri bulmamıza bazı sorular yardımcı olabilir6.
- Kaç kişiden oluşmaktadır?
- Ne kadar sıklıkta bir araya gelinir?
- Geçici ya da sürekli bir topluluk mudur?
- Neyi başarmayı hedeflemişlerdir?
- Bu insanlar gönüllü olarak mı yoksa zorunlu olarak mı bir aradadır?
Topluluk, kalabalık, grup, ekip, takım, aile, kulüp, toplanma, konferans, şirket, birlik, firma, organizasyon, kurum gibi bir araya gelen insanları tanımlayan kavramlar anlamlarındaki farklılıklara rağmen grup anlamında kullanılırlar. Genelde topluluk ve kalabalıkları ayıran en önemli özellik sayısal büyüklüğü, büyük bir sayıda insan kitlesini ifade etmesi ve sayıca limitsiz olmasıdır. Topluluk ya da kalabalığı oluşturan insanların paylaştıkları bir hedef genellikle yoktur olsa bile ya geneldir ya da temel olarak en alt seviyededir7.
Grubun ise daha küçük ve sayıca limitli bir büyüklüğü vardır. Bazı psikologlar grupları; az sayıda, kalabalık olmayan, devamlı yüz yüze temas kuran bireylerden oluşan asli gruplar ve daha fazla sayıda bireyden oluşan, üyelerin birbirleri hakkında belirli bir tasfire ya da net bir fikre sahip olmadığı, nispeten daha büyük olan tali gruplar olmak üzere ikiye ayırmaktadırlar. İdari ve fonksiyonel yapıya sahip bir iş birliği ya da bünye olan organizasyonlar, çalışma hayatında yer alan tali gruplara önemli bir örnektir. Belirli bir hedefe yönelik sistematik bir düzenleme içerir. Sık sık organizasyonla eş anlamlı olarak kullanılan kurum; kuruluş, örgüt ya da dernekler gibi yardımlaşma, eğitim ve çeşitli konulara destek gibi amaçlar için kurulan kamu hizmetlerinden birisidir. Birçok küçük çalışma grubu büyüyerek organizasyona dönüşür ve sonuç olarak kurumsallaşır. Organizasyonların hepsi olmasa da çoğu kurumdur8.
Bir insan topluluğunun grup olabilmesi için ortak bir ideolojisi, norm, değer ve kader bağımlılığının olması, iki ya da daha çok kişiden oluşması, üyeleri arasında etkileşim ve karşılıklı bağımlılık bulunması9, geçmişi, bu günü ve geleceğini içeren aşamalarının olması gerekmektedir 10 . Grup; aynı yerde bulunan, görüşleri ve çıkarları bir olan, aralarında hedefleri konusunda, işbirliğini yapmalarını sağlayacak bağların bulunduğu, ortak çıkarları veya ortak inançları benimsemiş olan, yönetim ve yöneticiler üstünde aynı zamanda etkide bulunmak için imkanlarını bir araya getiren kişilerin oluşturduğu topluluk veya birliktir11.
Grubun büyüklüğü ve gücü karşılıklı etkileşim ve karşılıklı farkındalık imkanıyla sınırlıdır. Bir insan topluluğu grup olarak tanımlanabilmek için şu özelliklere sahip olmalıdır12:
- Tanımlanabilir bir üyelik: İki ya da daha fazla ismen veya tip olarak tanımlanabilir kişi topluluğu.
- Grup bilinci: Üyeler kendilerini bir grup olarak görürler. Kollektif birlik algısı vardır, birbirleriyle bilinçli bir özdeşleşmede bulunurlar.
- Ortak hedef düşüncesi: Üyelerin aynı ortak görev, hedef ya da ilgi alanları vardır.
- Birbirine bağlılık: Üyelerin, grubu oluşturmadaki ortak amaçlarını başarıya ulaştırmak için birbirlerinin yardımına ihtiyaçları vardır.
- Etkileşim: Üyeler birbirleriyle görüş alışverişinde bulunur, birbirlerini etkiler ve tepki verirler.
- Birimsel tarzda tavır içinde hareket etmek: Grup tek kişilik bir organizasyon görünümünde çalışabilir.
- Çok iyi yönlendiren bir lider,
- Üyeleri yada organizasyon tarafından belirlenmiş hedefler,
- Çok iyi bir iletişim,
- Ortak kararlar,
- Birlikte çalışma,
- Sonuçların sorumluluğunu beraber kabul etme vardır.
Takım, hedeflerin odaklandığı bir mercek gibi amaçlara ulaşmada performansı hedeflere odaklayan bir araçtır. Şekil 1’de belirtilen becerilerin takım içinde kullanılması ile amaçlanan hedefe daha güçlü varılabileceği görülmektedir19 . Geniş bir amaç yelpazesini başarmak, süreçler esnasında yönetim hatalarını azaltmak için takımlardan yararlanılmaktadır20.
Şekil 1: Takım ve Mercek Yaklaşımı
Kaynak: Phil Baguley, Teams and Team-Working, Transet Limited, Coventry, England, 2004, s.12.
İngilizce’deki “team” kelimesine karşılık olarak Türkçe’de, takım, ekip yada grup kavramının kullanıldığı görülmektedir21. Ekip, gruptan veya takımdan çevre, kişisel faktörler ve davranışlar olarak daha farklıdır22. Ekip; bir hedefe ulaşmak için sürekli etkileşim ve yardımlaşma içinde bulunan iki veya daha fazla bireyden oluşan 23 , aynı görevde işleri paylaşmış kişiler topluluğudur 24 . Bir takımın ekip olarak tanımlanabilmesi için, üyelerinin bir uzmanlık alanının olması, birbirlerini desteklemesi, birbirlerinin ne demek istediğini anlaması ve göreve başlamadan evvel planlanan şeyleri değişen durumlar esnasında uygulayabilme becerisi olmalıdır25.
Ekip çalışması; bir tür tohum toprak ilişkisi gibidir, ekibi oluşturanların birbiriyle uyumuna bağlıdır. İyi ürün elde etmek için tohumun kaliteli olması kadar, iyi ve uygun toprağa ekilmesi ve düzenli olarak bakımının yapılması da gerekmektedir. Dolayısıyla, yüksek ekip performansıyla insanların uyum içinde çalışması bireysel kaliteye, ekip kalitesine ve yönetim kalitesine bağlıdır. Çünkü ekip çalışması bireyi ekibi ve yönetimi içine almaktadır26. Ekip, kendilerini sorumlu gördükleri ortak bir amaca ulaşmak için çalışan, birbirlerini tamamlayıcı becerilere sahip küçük bir insan topluluğudur. Ekip bir insan grubudur, fakat insanları bir grup olarak bir araya getirebilmek mümkün olsa da, bunlardan bir ekip oluşturmak her zaman mümkün olmayabilir. Bu nedenle iki kavram birbirinin yerine kullanılmamalıdır. Ekip paylaşılan bir misyonu ve toplu bir sorumluluğu içermektedir27. Ekip kalitesinin iki boyutu vardır. Bunlar;
- Ekip üyelerinin, doğruluğunu tartışmadan kesinlikle benimseyebilecekleri ortak bir değer sisteminin varlığı,
- Ekip olarak uyumlu çalışma becerilerinin geliştirilmesidir.
Ekibi oluşturan üyelerin kaliteli olması ekibinde kaliteli olacağını anlamına gelmez ve ekibin kalitesini belirlemez. Bireysel kalitenin birbirini tamamlayan bilgi, beceri, teknik yeterlilik, deneyimi içeren kişisel yetkinlik ile duygusal olgunluk olmak üzere iki farklı yönü vardır. Kişinin duygusal olgunluğu, yetkinlikleri kadar önemlidir. Aksi taktirde üst düzey mesleki donanımlara sahip olmanın fazlaca bir önemi yoktur.
Ekibin bağlı olduğu ve üyelerinin de kendi öz değerleriyle örtüşen ortak değer sisteminin olması gerekir. Ortak değer sistemi ekip üyelerinin kendilerine ve birbirlerine güvenmesiyle, bireylerin istediklerini zorlanmadan ve zorlamadan elde etmesiyle ve sorunları krizsiz çözme kararlılığı ile oluşur ve gelişir. Ekip kalitesinin yükselmesi ortak değerler sisteminin varlığı ve ekip olarak uyumlu çalışma becerisini geliştirmekle mümkün olacaktır28. Bir ekipte;
- Rol ve sorumluluklar açıktır ve tanımlanmıştır.
- Açıklık, dürüstlük ve güven duygusu hakimdir.
- Açık ve heyecan veren amaçlar söz konusudur.
- Yeni yollar deneme konusunda istek vardır.
- Yapıcı rekabet ve yapıcı çalışmalar görülür.
- Ekip üyeleri o grubun üyesi olmaktan mutluluk duyar29.
- Ortak çıkarlar, değerler ve tarih etrafında biçimlenirler30.
Etkili ekipleri karakterize eden en az beş özellik bulunmaktadır.
- Kendi kendine oluşan bağlılık.
- Anlaşmaya dayalı çalışma.
Bireysel fikir, istek veya duyguların kontrol altına alındığı, çatışmaların anlaşma ile çözülebildiği bir ekip karar alma süreci her üyenin çıkar, ihtiyaç, istek ve yeteneklerini yansıtan karar ve eylemler üretir.
- Sağlıklı bir çatışma derecesi ve yaratıcılık
Yaratıcılık ve yüksek nitelikli çözümler üretildiği zaman çatışma sağlıklıdır. Doğru biçimde yönetilen anlaşmazlıklar sorunlara yaratıcı çözümler bulunmasını sağlar.
- İletişim
Etkili bir iletişim olmadan bu yukarıda belirtilen özellikler ortaya çıkamaz. Etkili bir iletişimin var olması için ekip üyelerinin birbirlerine saygı ve güven duyması, birbirlerinin ve ekibin ihtiyaçlarına karşı duyarlı olması gerekir. Ekip üyeleri sahip oldukları bilgileri kendilerine saklamak yerine başkalarıyla paylaşarak bildiklerini ya da yapabileceklerini anlatarak birbirleriyle iş birliği yapmaya ve tüm ekip faaliyetlerinde birlikte çalışmaya istekli davranmalıdır.,
- Yetki verme
Yetki verme, işin içine katmaktan öte bir şeydir. Kararlar alma ve bu kararlar uyarınca hareket edebilme kadar, etkileme gücüne sahip bir kişi olmak önemlidir. Yetki vermenin var olması için liderik ve sorumluk paylaşılmalı, ortak vizyonu sorunları çözmek olan tüm ekip üyeleri birbirlerine karşı duyarlı olmalıdır.
Üst düzeyde iş görebilmesi için bir ekipte belirli koşullarının olması gerekir. Ekipler, ekip üyelerinin birbirileri ile ve ekibin bütünüyle özdeşleştiği bir karşılıklı saygı ve yarar atmosferinde çalışırlar. Ekipler sadece işle ilgili hedeflere ulaşılmasında değil, aynı zamanda bunu yaparken ekip üyelerinin ihtiyaç ve çıkarlarının karşılanmasında da etkilidirler31.
Takımların verimli toplantılar yürüttüğü, fakat ekiplerin açık tartışmalarla birlikte sorun çözücü bir işlevinin olduğu, hem ekip hem takımda bireysel sorumluluk olduğu takımların bilgiyi paylaştığı ama ekiplerin toplu performans hedefledikleri görülmektedir. Takımda üyeler birbirleri ile sadece kendi sorumluluklarını yerine getirebilmek için bilgi paylaşmak ve karar verirken yardımcı olmak amacıyla etkileşimde bulunurlar. Bir iş yapılırken herkesin çabasını birleştirmesine gerek duyulmayabilir. Bu nedenle, takım performansı bütün takım üyelerinin bireysel katkılarının salt toplamından oluşur. Yani, katkıların toplamından daha fazla performansa götürecek sinerji oluşumu zayıftır.
Ekiplerde ise üyeler arasında yüksek düzeyde eşgüdüm vardır ve bu eşgüdümlü çabaların sonucu pozitif sinerji doğar32. Eğer ekip iyi çalışırsa en iyi çalışan bireyin performansından daha iyi bir netice alınabilir. Çünkü kritik anlarda aynı probleme yönelmiş bir kaç farklı beyin, birkaç farklı çözüm önerebilecektir. Bu farklı çözüm önerileri, en iyi çözümün bulunmasında çok önemli bir adımdır33.
Takımlar, ancak üyeleri arasında sinerji ve paylaşılan bir hedefe baş koyma anlayışı var ise ekip olabilirler. Kısaca, ekibin hedefine ulaşması sadece bir amaç değil, ekibin varlığı için gerekli bir nedendir. Bu durumda, ekibi herhangi bir takımdan ayıran en önemli özellik üyelerinin birbirine bağımlı olmaları ve başarıya ulaşmak için hep birlikte baş koymuş olmalarıdır34. Bu nedenle ekipteki bireylerin bireysel çabalarının sonucu ulaşılan performans düzeyi, tek tek bireylerin performans toplamlarından daha fazladır. Ekiplerde karşılıklı sorumluluk ve belirli bir amaç vardır ve liderlik rolü paylaşılmaktadır35.
Ekip ile takım arasındaki farkın daha iyi anlaşılabilmesi için resmi ve resmi olmayan takım tanımlarına da açıklık getirmek gerekir. Resmi takımlar örgüt tarafından kurulup kendilerine belirli bir görev verilen iş gruplarıdır. Resmi olmayan takımlar ise iş ortamında kendiliğinden sosyal ihtiyaçları karşılamak için kurulan gruplardır. Arkadaşlık amacıyla ve ortak ilgi alanları çerçevesinde oluşurlar. Fakat, ekipler belirli bir görevi yerine getirmek, bir proje yürütmek gibi resmi olarak açıklanmış amaçlar için oluşurlar. Diğer taraftan, resmi olmayan gruplar tamamen kendi arzuları ile örgüt üyelerinin ortak ilgi alanlarından dolayı ortaya çıkar. Bu nedenle, takımlar sosyal amaçlardan dolayı, yani bireylerin ilişki kurma ihtiyacından dolayı meydana gelirler. Ekipler ise bu tip resmi olmayan amaçlar için oluşmazlar, fakat ekiplerin içinde resmi olmayan gruplar olabilir. Kısaca, bütün iş ekipleri takımdır, fakat sadece resmi takımlar ekiptirler.
Ekip üyeleri genellikle belirli bir görev için seçilip görev bitiminde dağıldıkları için ekipler resmi olmayan takımlara göre daha kısa ömürlüdürler. Resmi olmayan takımlarda, takım üyeleri işlerini bitirdikten sonra da biraraya gelirler ve bu nedenle daha uzun sürelidirler. Resmi olmayan takımlar üyelerin sosyal ihtiyaçlarına cevaben oluşurlar ve bu grupların devam etmesi için herhangi bir görevin olması gerekmez. Fakat, bir ekipte görev bitiminde ekip üyeleri birbirlerini bir daha görmeyebilirler, çünkü asıl amaçları olan organizasyonun kendilerine verdiği görev sona ermiştir. Bu nedenle, çalışanlardan bir ekip kurmak mümkün olsa dahi, üyeler arasında bir sosyal çekicilik oluşturmak her zaman mümkün olmayabilir.
Ekipler organizasyon hedeflerine ulaşmak amacıyla kuruldukları için üyeleri ekip dışından bir kişi tarafından belirlenebilir. Bu durum genelde görev ekipleri için geçerlidir. Uçuş ekipleri, nöbet ekipleri gibi ekipler görev bitiminde dağılabilir ve ileride tekrar bir ihtiyaç olduğunda yine aynı üyeler veya tamamen farklı üyelerle yeniden kurulabilir36.
Ekip kavramını takım kavramından ayıran temel farklılıkları tablo 1’de şöyle sıralayabiliriz;
Tablo 1: Takım ve Ekip Arasındaki Farklar
TAKIM
EKİP
Üyelerde belirli bir uzmanlık aranmaz.
Üyeler en az bir konuda uzmandır ve yeri doldurulamaz.
Üyeler birbirlerinin duygu ve düşüncelerini anlamak zorunda değildir.
Üyelerin birbirlerini anlama becerisi temel özelliktir.
Üyeler sıradan işleri yaparlar.
Üyeler değişen ortamlarda dahi planlanan işleri yapma becerisine sahiptir.
Üyelerin rol ve sorumlulukları belirlidir.
Üyelerin rol ve sorumlulukları uzmanlıklarına göre belirli olmasına rağmen genişleyebilen bir yapıya sahiptir.
Üyelerin sayısı sabittir.
Üyelerin sayısı ihtiyaca göre azalıp artabilir.
Sadece mücadele ya da etkinlik için sahaya çıkan üyeleri kapsar.
Mücadele ya da etkinliğe katılanların geri planda bulunan ve onlara destek veren bütün üyeleri kapsar.
Başarı ya da başarısızlık ön planda görünen üyelere aittir.
Başarı ve başarısızlık ekibin tüm üyelerine aittir.
Üyeler arasında bağlılık zayıftır.
Üyeler arasında sıkı bir bağlılık vardır.
Türkçe’de ayaktakımı ya da çaylak takımı gibi olumsuz anlamlarda kullanılabilmektedir.
Türk dilinde yüklenmiş her hangi bir olumsuz anlamı yoktur.
Kaynak: Webber, Klimoski, a.g.e., s.264. ve Baltaş, 2004, s.7.den uyarlanmıştır.